Case Study
Vertrieb

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Das Projekt

Konstruktions-
außendienst

Unser Kunde verkauft hoch spezialisierte Metallbauteile, Scharniere und Schließsysteme. Neben mehr als 4000 Produkten als Out-Of-The-Box-Lösungen entwickelt unser Kunde auch maßgeschneiderte Produkte.

Am Beispiel eines Scharniers erklärte er uns, dass dieses nicht an jede beliebige Tür passe und ggf. Größenanpassungen im Millimeter-Bereich erforderlich seien. Für diese Anforderungen unterhält unser Kunde einen so genannten „Konstruktionsaußendienst“, welcher vor Ort neue Anfragen und ihre technischen Anforderungen in einem Fragebogen aufnimmt. Fachmitarbeiter unseres Kunden bearbeiten diese dann entsprechend, um ein individuelles Angebot zu erstellen.

Details auf einen Blick

Kunde

Unser Kunde
bietet über seinen
Vertriebsaußen-
dienst auch
maßgeschneiderte
Produkte an

Branche

Herstellung von
hoch spezialisierten
Metallwaren,
Scharnier- und
Schließsystemen

Vertriebs­gebiet

Unser Kunde
unterhält weltweit
Standorte

Digitaler Helfer

Abbildung des
Prozesses in einer
Web-Anwendung,
die weltweit
aufrufbar ist

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Das Problem

Unendliche
Kommunikationswege

Im alten Prozess passierte folgendes: Nachdem der Außendienst eine Anfrage aufgenommen hatte, wurde diese per FAX oder E-Mail (sobald der Außendienstler das nächste Mal die Gelegenheit dazu hatte) an den Innendienst gesendet. Dieser ergänzte weitere Angaben, legte den Vorgang im System an und leitete die Anfrage an die Konstruktion weiter. Die Konstrukteure führten Berechnungen und Kontrollen durch („Ist es möglich solch ein Produkt zu bauen?“) und erstellten zusammen mit den technischen Zeichnern die technische Konstruktion des Produktes.

Manchmal gab es hierbei auch Rückfragen, sodass der Vorgang an dieser Stelle noch eine Extra-Runde über alle Ansprechpartner bis zum Endkunden machte - auf dem FAX oder E-Mail-Wege natürlich. Die Konstruktion wurde dann wieder an den Innendienst versendet, welcher noch einmal beim zuständigen Produktmanager nachfragen musste, ob alles in Ordnung ist.

Danach konnten Innen- und Außendienst dann in Zusammenarbeit mit weiteren Abteilungen eine Kostenkalkulation und schließlich ein Angebot erstellen. Dieses wurde dann dem Endkunden präsentiert.

Allein an der Länge der Prozessbeschreibung merkt man, dass dieser Workflow kompliziert, fehleranfällig und langsam war. Das rasante Wachstum der Anzahl der zuständigen Personen machte es zunehmend schwer die Prozesse, Arbeitsanweisungen und Freigabe-Abläufe auch wirklich immer korrekt zu durchlaufen.

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Die Lösung

Digitale Prozessabbildung
in einer Webanwendung

Wir prüften zunächst, ob sich der Prozess vereinfachen ließ. Dies war leider nicht der Fall, da der Prozess an sich in der laufenden Geschäftsorganisation Sinn ergeben hat.

Also fokussierten wir uns darauf die Prozessbearbeitung für alle Beteiligten einfach, schnell und so weit wie möglich automatisiert ablaufen zu lassen:

  • Erstellung eines Systems, welches die Spielregeln des Prozesses schon aus der Funktionsweise ­heraus sicherstellt.

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Gerne stellen wir Ihnen unsere Case Studies vor und beraten Sie ausführlich bei einem unverbindlichen Gesprächstermin.

Unser Büro liegt nahe Düsseldorf, Köln und dem Rhein- und Ruhrgebiet in Remscheid, an der Stadtgrenze zu Wuppertal. Entweder kommen Sie zu uns, oder wir zu Ihnen. Beides ist möglich. Sprechen Sie uns einfach an.