Benutzerdefinierte Software vs. Excel: Ein Kosten-Nutzen-Vergleich

In der Welt der digitalen Transformation ist die Wahl der richtigen Werkzeuge für das Team-Management entscheidend. Viele Unternehmen setzen auf Excel zur Verwaltung und Organisation von Informationen. Während Excel für einfache Aufgaben geeignet ist, stößt es bei komplexeren Workflows und Team-Kooperationen oft an seine Grenzen. In diesem Beitrag vergleichen wir die Kosten für benutzerdefinierte Software mit denen von Excel und bewerten den Return on Investment (ROI) beider Optionen.

Abschnitt 1: Die Kosten von Excel

Excel ist ein weit verbreitetes Tool, das in vielen Unternehmen bereits vorhanden ist. Die Kosten für eine Excel-Lizenz können je nach Version unterschiedlich sein. Eine Standard-Microsoft-365-Lizenz kostet etwa 10,50€ pro Benutzer und Monat. Bei einem Team von 20 Personen summiert sich dies auf 210€ pro Monat bzw. 2.520€ pro Jahr.

Diese Kosten erscheinen auf den ersten Blick gering. Doch die eigentlichen Herausforderungen beginnen bei der Nutzung im Team:

1. Fehlende Echtzeit-Kollaboration: Mehrere Benutzer, die zur gleichen Zeit an einer geteilten Excel-Tabelle arbeiten, führen häufig zu Konflikten bei der Datenaktualisierung.
2. Manuelle Pflege und Fehleranfälligkeit: Die manuelle Eingabe und Pflege von Daten erhöht das Risiko von Fehlern, was zu ineffizienten Prozessen führt.
3. Limitierter Funktionsumfang: Excel verfügt über begrenzte Möglichkeiten zur Automatisierung und zur Anpassung an spezifische Geschäftsprozesse.

Abschnitt 2: Die Kosten für benutzerdefinierte Software

Benutzerdefinierte webbasierte Softwarelösungen, wie sie von invokable GmbH unter der Marke "wirklich.digital" angeboten werden, bieten spezialisierte, auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittene Funktionen. Hierbei entstehen initiale Entwicklungskosten sowie laufende Wartungs- und Anpassungskosten. Die Preisgestaltung bei invokable erfolgt auf Stundenbasis:

• Programmiererstunde: 105€
• Beraterstunde: 120€

Ein typisches Projekt könnte folgendermaßen ablaufen: Ein initialer Workshop zur Planung und Budgetschätzung könnte 8 Stunden in Anspruch nehmen (960€). Anschließend, je nach Komplexität und Umfang des Projekts, könnten 150 Stunden Programmierung notwendig sein (15.750€). Auch nach der Implementierung fallen kontinuierliche Wartungskosten an, um die Software stets aktuell und funktional zu halten.

Abschnitt 3: Return on Investment (ROI)

Um den Return on Investment (ROI) beider Optionen zu vergleichen, betrachten wir die langfristigen Auswirkungen auf Betriebseffizienz und Produktivität:

1. Echtzeit-Kollaboration und Automatisierung: Benutzerdefinierte Software ermöglicht Echtzeit-Updates, Workflow-Automatisierung und proaktive Benachrichtigungen, wodurch die Effizienz und Genauigkeit der Datenverwaltung signifikant erhöht werden.
2. Anpassungsfähigkeit: Maßgeschneiderte Lösungen sind skalierbar und wachsen mit dem Unternehmen, während Excel bei zunehmender Komplexität oft an seine Grenzen stößt.
3. Kostenersparnis: Während die initialen Kosten für benutzerdefinierte Software höher sind, amortisieren sich diese durch die erhöhte Produktivität und die Reduzierung von Fehlern und manuellen Arbeiten.

Abschnitt 4: Fazit

Die Entscheidung zwischen Excel und benutzerdefinierter Software hängt stark von den spezifischen Anforderungen und der langfristigen Strategie eines Unternehmens ab. Für kurzlebige, einfache Aufgaben kann Excel ausreichend sein. Wenn jedoch eine nachhaltige Lösung für komplexe, teambezogene Workflows gefragt ist, bietet benutzerdefinierte Software klare Vorteile in Bezug auf Effizienz und Skalierbarkeit.

Die invokable GmbH unterstützt Unternehmen bei diesem Übergang, indem sie individuelle Softwarelösungen entwickelt, die exakt auf die Bedürfnisse und Prozesse zugeschnitten sind. Mit einem initialen Workshop und einer agilen Projektmethodik sorgen wir dafür, dass Ihre Investition in benutzerdefinierte Software nicht nur kosteneffizient ist, sondern auch langfristig zu einer Steigerung der Betriebseffizienz führt. Zögern Sie nicht, den Schritt in eine wirklich digitale Zukunft zu wagen!